Employee Self Service (ESS) is nog voortdurend in ontwikkeling. Steeds weer komen er nieuwe tools bij, waarmee je nog meer verantwoordelijkheden bij de medewerker neer kunt leggen.

Waar ESS ooit begon als systeem om medewerkers hun eigen gegevens in te laten zien, zoals salarisstroken, jaaropgaven en persoonlijke gegevens, gaan de meeste ESS systemen veel verder dan dat. Verlofaanvragen, werkroosters en meldplekken in geval van een calamiteit. Al deze zaken kan een medewerker vandaag de dag inzien en gebruiken met een goede Employee Self Service applicatie. Het liefst in een mobiele variant, want die heeft hij/zij altijd op zak.

In dit artikel gaan we in op de kenmerken van een goede ESS app. Welke functionaliteiten maken de medewerker blij? En zorgen er tevens voor dat HR tijd over houdt voor belangrijke thema’s als strategische personeelsplanning en medewerkersbetrokkenheid?

Wanneer moet je een ESS app overwegen?

Iedere maand is het weer zover. Na het uitbetalen van de salarissen is er gedoe over de gewerkte uren en toeslagen. Daarnaast is er ook nog onenigheid over verlofuren die zijn verlopen en zijn niet alle kilometerdeclaraties meegenomen in de salarisafhandeling. Iedere maand moeten er weer correcties worden uitgevoerd en daar wordt niemand blij van. Uw medewerkers niet, leidinggevenden niet en HR niet.

Misschien lijkt dit een beetje overdreven, maar ik hoor dit soort verhalen nog vaak genoeg bij de organisaties waar ik kom. Een ESS app kan dan een goede oplossing zijn. Maar waar moet een goede ESS app dan eigenlijk aan voldoen? En waar moet je op letten als je een keuze maakt voor een ESS app?

Waar moet een goede Employee Self Service app aan voldoen?  

Bij Atrea vinden wij dat een goede ESS app de medewerker centraal moet zetten. De medewerker moet gemotiveerd zijn om aan de slag te gaan met de app en direct baat hebben bij het gebruik van de app. Alles valt of staat namelijk met een goede adoptie en hoge gebruikersgraad van de ESS app. Daarom onderscheiden wij de volgende kenmerken van een goede ESS app.

Boekingen | Atrea mobiele tijdregistratie | Atrea ESS app

1.     Een goede ESS app geeft inzicht in gewerkte uren

Voor medewerkers is het belangrijk dat zij kunnen rekenen op een goede afhandeling van hun gewerkte uren. Dagelijks moeten zij hun geklokte uren kunnen inzien en mochten ze een keer vergeten zijn om in te klokken dan moeten zij deze uren handmatig via de app kunnen aanvullen. Natuurlijk moet een leidinggevende deze handmatige boekingen dan nog wel controleren en goedkeuren.

De gewerkte uren maken tevens inzichtelijk hoeveel overuren een medewerker gemaakt heeft, hoeveel uren hiervan worden uitbetaald en hoeveel uren worden omgezet in tijd voor tijd. Zo weet een medewerker iedere salarisperiode precies waar hij/zij aan toe is en wordt gedoe rondom de salarisbetaling voorkomen.

Ook aan de slag met mobiele tijdregistratie? Eerder deelden we al 7 tips om van mobiele tijdregistratie een succes te maken.

2.     Een goede ESS app laat medewerkers verlofuren inzien en aanvragen

Zaken als een vrije dag of de zomervakantie worden door medewerkers altijd eerst thuis aan de eettafel besproken alvorens ze officieel worden aangevraagd bij de baas. Met een goede ESS app kun je deze activiteiten combineren. Een medewerker kan zijn verlof direct vanaf de bank aanvragen in de app en kan direct zien of hij/zij daar nog voldoende uren voor heeft. Als het verlof is goedgekeurd door de leidinggevende ontvangt de medewerker een notificatie op de telefoon of via de mail en staat het verlof in het HR- of tijdregistratiesysteem.

Atrea Mobiele Tijdregistratie app | Employee Self Service app | ESS app

3.     Een goede ESS app laat zien wanneer verlofuren komen te vervallen

Iets waar medewerkers niet zo vaak bij stil staan is dat verlofuren kunnen komen te vervallen. Deze vervaldata zijn natuurlijk wettelijk bepaald, maar kunnen tot vervelende discussies leiden. Daarom is het handig om vroegtijdig over deze vervaldata te communiceren. Een goede ESS app kan daarbij helpen.

In de ESS app kunt u namelijk opnemen wat de vervaldata zijn van het verlof. Een medewerker kan dan zien op welke datum deze uren komen te vervallen en hoeveel uur verlof hij/zij voor die tijd nog moet opnemen.

4.     Een goede ESS app geeft inzicht in thuiswerkdagen

 Sinds COVID-19 is thuiswerken natuurlijk veel gebruikelijker geworden. Het heeft echter ook consequenties voor de aanvullende vergoedingen die u als organisatie mag uitkeren. Veel organisaties maken tegenwoordig onderscheid in reiskosten- en thuiswerkvergoedingen. Maar waar medewerkers op regelmatige basis allebei doen, wordt het al snel ingewikkeld.

Met een goede ESS app kunt u bijhouden hoeveel dagen iemand op de zaak heeft gewerkt (en dus recht heeft op reiskostenvergoeding) en hoeveel dagen iemand thuis heeft gewerkt (en dus recht heeft op thuiswerkvergoeding). En medewerkers kunnen zelf controleren hoeveel dagen zij recht hebben op een bepaalde vergoeding.

5.     Een goede ESS app geeft inzicht in werkroosters en kostenplaatsplanningen

Ook werkroosters horen thuis in een goede ESS app. Ze laten medewerkers zien wanneer ze geacht worden aanwezig te zijn en op welke locatie. Maakt uw organisatie gebruik van kostenplaatsen waar uren op geboekt moeten worden? Dan is een ESS app het ideale geheugensteuntje voor medewerkers om hun uren ook daadwerkelijk op de juiste kostenplaats te boeken.

Activiteiten registreren | Atrea Mobiele app | ESS app

6.     Een goede ESS app biedt activiteitenregistratie op kostenplaatsen

Wanneer een medewerker op een dag actief is op meerdere kostenplaatsen, kan dat natuurlijk via een boekingsterminal worden bijgehouden. Maar ook de ESS app kan hierbij een uitkomst zijn, zeker voor medewerkers die niet de beschikking hebben over een boekingsterminal omdat zij bijvoorbeeld actief zijn op locatie bij een klant.

Een goede ESS app biedt de mogelijkheid om gewerkte uren op een kostenplaats bij te houden via een timer. Als de medewerker aan een taak begint, wordt de timer gestart, en is hij/zij klaar dan wordt de timer gestopt. De uren worden vervolgens automatisch op de juiste kostenplaats geboekt.

7.     Een goede ESS app laat medewerkers kilometerdeclaraties indienen

Kilometerdeclaraties? In een ESS app? Op het eerste oog lijkt het niet heel logisch, maar ook dienstreizen horen volgens ons thuis in een ESS app waarin je de medewerker centraal stelt.

Als medewerkers toch al hun gewerkte uren bij moeten houden in de vorm van een dienstreis of kostenplaatsregistratie is het net zo makkelijk om ze meteen maar de gereden kilometers te laten declareren toch? Op deze manier krijgt de medewerker een totaaloverzicht van zijn gewerkte uren, toeslagen en vergoedingen over een bepaalde periode.

Atrea Mobiele Tijdregistratie app | Employee Self Service app | ESS app

8.     Een goede ESS app laat zien wie aanwezig is, ook in geval van een calamiteit

Als je een prangende vraag hebt, kan het fijn zijn om te weten of een bepaalde collega aanwezig is op de zaak. Maar vooral in geval van nood is het handig om te weten wie in het pand aanwezig zijn. Een goede ESS app maakt dit inzichtelijk. Dan wel voor iedereen, dan wel alleen voor leidinggevenden of BHVers.

9.     Een goede ESS app laat medewerkers zien waar de verzamelplek is in geval van een calamiteit

Je hoopt het natuurlijk nooit nodig te hebben, maar in het geval van een calamiteit kan het heel handig zijn dat medewerkers weten op welke verzamelplek zij zich moeten melden bij de BHVer. De BHVer kan vervolgens een calamiteitenlijst maken in de ESS app en zien of iedereen die aanwezig is op het moment van de calamiteit uit het pand heeft weten te komen.

Employee Self Service met de Atrea App

De Atrea mobiele app is de meest gebruiksvriendelijke manier voor medewerkers om hun gewerkte uren bij te houden en inzicht te krijgen in onder meer verlof en werkroosters. Maar ook leidinggevenden en HR profiteren. Met de Atrea mobiele app is het goedkeuren van verlof en kilometerdeclaraties heel eenvoudig geworden. En doordat medewerkers zelf inzicht hebben in hun uren, krijgt HR veel minder vragen over onduidelijke salarisstroken en vervaldata van verlof. Ook losse urenbriefjes en verlofaanvragen behoren definitief tot de verleden tijd, zodat HR tijd overhoudt voor meer strategische taken.

Wilt u de Atrea mobiele app in actie zien? Bekijk dan ons on-demand webinar.

Bekijk on-demand: de kenmerken van een goede ESS App