In onze maandelijkse e-mail update voor Atrea beheerders stonden we de afgelopen maanden al stil bij handige functionaliteiten in Atrea die het administreren van aanwezigheid en tijd in deze Coronatijd een stuk makkelijker maken. In deze blog hebben we deze slimme tips en tricks gecombineerd met tips over het naleven van hygiëne- en veiligheidsmaatregelen in de anderhalve meter organisatie. In totaal delen we 8 tips om meer uit Atrea te halen in Coronatijd en geven we één bonustip waarmee u helemaal klaar bent voor de anderhalve meter organisatie.

Tip 1: Aanpassen toegangsprofiel zodat bepaalde deuren standaard ‘dicht’ staan

De komende maanden blijft het belangrijk om aandacht te besteden aan ongewenste bezoekers. Niet alleen vanuit het oogpunt van diefstal, maar ook vanuit hygiëne wilt u niet dat iedereen zomaar iedere ruimte in uw gebouw kan betreden. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om voorheen publieke ruimtes als de entree en wachtruimtes voor chauffeurs of andere bezoekers.

Als u deze ruimtes tot nu toe overdag had opengesteld voor publiek, kan het verstandig zijn om dit aan te passen. U kunt deze ruimtes dan alleen toegankelijk maken met correcte toegangsbadges. Op onze Klantportal kunt u lezen hoe u dit snel en eenvoudig kunt instellen.

Tip 2: De mobiele app gebruiken voor het aanvragen van verlof en het inzien van werkroosters

Maken medewerkers in uw organisatie gebruik van gedeelde terminals voor het aanvragen van verlof? Of verdringen medewerkers zich wekelijks voor het prikbord om hun werkrooster in te zien? Dan kan het verstandig zijn om over te stappen naar de Atrea mobiele app.

Hiermee kunnen medewerkers op hun eigen mobiel hun werkrooster inzien, verlof aanvragen en boekingen inzien. Zo wordt afstand houden een stuk eenvoudiger.

Tip 3: In de mobiele app de afwezigheid ‘Thuiswerken’ gebruiken

Veel medewerkers werken deze periode vanuit huis. Als u wilt dat de medewerkers deze vorm van afwezigheid eerst moeten aanvragen waarna de leidinggevenden deze kunnen goedkeuren, dan moet dit beschikbaar worden gesteld in uw Atrea database. Dat dient te gebeuren door onze Support afdeling. 

Tip 4: Hoe stel je de rechten in voor mobiele app gebruikers?

Het aantal gebruikers van de Atrea mobiele app is de afgelopen weken flink toegenomen. Maakt binnen uw organisatie nog niet iedereen gebruik van de app? Dan is het misschien slim om het aantal gebruikers uit te breiden. Dit kunt u heel eenvoudig zelf doen. De rechten voor de mobiele app dienen op twee plaatsen ingesteld te worden. De rol PersonalTime / Mobiele App dient aangemaakt te worden én de gebruikers dienen ingevoerd te worden in Atrea. Als dat gebeurd is, kunt u aangeven van welke functionaliteiten in de mobiele app de medewerker gebruik kan maken. 

Tip 5: Thuiswerken op therapeutische basis en andere combinaties

Er doen zich steeds vaker situaties voor waarbij combinaties van afwezigheden gewenst zijn, zoals het vanuit huis werken op therapeutische basis. Deze situatie stelt bijzondere eisen aan de inrichting van Atrea.

Hetzelfde geldt voor andere combinaties zoals een halve dag vakantie en een halve dag thuiswerken, of de introductie van een afwezigheidsreden waarmee deeltijd WW automatisch verrekend wordt. Vraag de afdeling Support om u te helpen bij de inrichting.

Tip 6: Corona ziekmeldingen

We hebben in Atrea een nieuw soort ziekmeldingen geïntroduceerd, de corona ziekmeldingen. Vanaf nu is het mogelijk om onderscheid te maken tussen afwezigheid door gewone ziekte of door besmetting met het coronavirus. Hiervoor moeten er afwezigheidsredenen worden aangemaakt en moeten nieuwe verrekeningen worden ingesteld. Om dit te kunnen doen dient u contact op te nemen met onze Support afdeling.

Tip 7: Maak gebruik van extra terminals om in- en uitklokken soepel te laten verlopen

Om het makkelijker te maken voor medewerkers om anderhalve meter afstand te bewaren, kan het handig zijn om een aantal extra plekken te creëren voor het in- en uitklokken. Zo voorkom je niet alleen groepsvorming, je spreidt ook nog eens het risico op besmetting.

Tip 8: Zet een digitale bezoekersregistratie op om in geval van nood iedereen makkelijk te kunnen traceren

Ook bezoekers wil je kunnen traceren en waarschuwen op het moment dat er een corona-uitbraak is in jouw organisatie. Een digitale bezoekersregistratie kan enorm helpen om alle bezoekers binnen een bepaalde periode te traceren en te informeren. Tevens helpt een digitale bezoekersregistratie om aanvullende gegevens over de bezoeker op te slaan en deze volgens de AVG te verwerken.

Bonustip: Communiceer hygiëne- en veiligheidsmaatregelen met medewerkers en bezoekers

Als iedereen terugkeert naar de werkvloer is het essentieel dat medewerkers snel vertrouwd raken met de hygiëne- en veiligheidsmaatregelen die uw organisatie heeft genomen. Het is niet voldoende om medewerkers alleen op de hoogte te brengen, uw collega’s zullen zich zo snel mogelijk moeten aanpassen aan de nieuwe werkomstandigheden in de anderhalve meter organisatie. Dit werkt het beste door de boodschap regelmatig en in verschillende vormen te herhalen.

Om organisaties hierbij te helpen heeft onze zusterorganisatie MediaMyne het Narrowcasting Starterspakket samengesteld. Via een beeldscherm op een centrale plek, zoals de personeelsingang of wachtruimte voor bezoekers kan iedereen continu op de hoogte worden gehouden van de maatregelen die in de organisatie gelden. Zo creëert u op een slimme, snelle en effectieve manier bewustzijn onder medewerkers en bezoekers.

Wilt u meer weten over het Narrowcasting Starterspakket? Op de website van MediaMyne ontdekt u alle voordelen en kunt u geheel vrijblijvend een offerte aanvragen.