3 dingen waar HR tijd voor over gaat houden als medewerkers zelf hun personeelszaken regelen

De digitale transformatie van HR is in volle gang. Steeds meer bedrijven bieden medewerkers de mogelijkheid om zelf personeelszaken te regelen, maar ook zaken als preboarding en onboarding worden steeds digitaler. In 2018 gebruikte 58,7% van de bedrijven een digitale Employee Self Service oplossing. Dit zal in 2019 waarschijnlijk alleen maar verder zijn toegenomen.

Deze Employee Self Service tools bieden vele voordelen. Zo hebben ze niet alleen een positief effect op de medewerkersbetrokkenheid, ze zorgen er ook voor dat HR afdelingen meer tijd over houden voor andere zaken. Hoe u als HR uw tijd kunt besteden als medewerkers zelf hun personeelszaken regelen? Dat leest u in dit artikel. 

Wat is Employee Self Service?

Employee Self Service is ontstaan uit de gedachte dat het veel efficiënter en eenvoudiger is als medewerkers zelf hun personeelszaken kunnen regelen. Denk hierbij aan ziekmeldingen, verlofaanvragen en het bijwerken van persoonlijke gegevens. Tegenwoordig zijn er ook tools die medewerkers inzicht geven in hun aan- en afwezigheid, arbeidstijdboekingen, dienstroosters, etc.

Maar daar stopt de digitalisering niet. Zo vindt er ook steeds meer kruisbestuiving plaats. Onder meer met zogenaamde employee apps, of employee experience platformen die ook nieuwsberichten tonen, medewerkers informatie laten zoeken of kennis laten delen. ‘De’ Employee Self Service tool is dan ook nog lang niet gedefinieerd. Wat wel duidelijk is, is dat Employee Self Service tools medewerkers zelf de keuze geven om hun personeelszaken te regelen. Verlof aanvragen kan heel eenvoudig gewoon thuis vanaf de bank, evenals het inzien van een rooster of het controleren van de gewerkte uren. Het liefst met een mobiele app.

Employee Self Service met de mobiele app van Atrea

HR houdt tijd over

Dit alles zorgt ervoor dat HR veel minder tijd kwijt is aan het onderhouden van de personeelszaken. Employee self service tools neemt processen over die tot nu toe tijdrovend, foutgevoelig en inefficiënt waren. Door deze HR-processen te digitaliseren blijft er meer tijd over voor strategische projecten en kan HR veel meer impact maken op bijvoorbeeld het gebied van medewerkersbetrokkenheid, strategische personeelsplanning en management.

Strategische personeelsplanning en duurzame inzetbaarheid

Door de krapte op de arbeidsmarkt in een groot aantal branches is het voor veel organisaties belangrijk om een lange termijn visie te hebben op de inzet van personeel. Deze visie gaat onder meer over de vraag: hebben we voldoende en goed gekwalificeerd personeel en kunnen we daarover beschikken op de momenten dat het nodig is. De nieuwe Wet Arbeidsmarkt in Balans heeft dit vraagstuk alleen nog maar belangrijker gemaakt. 

Door het strategisch plannen van medewerkers kunt u deze optimaal inzetten en heeft u meer grip op veranderingen. Het voornaamste doel is om toekomstgericht en efficiënt de juiste capaciteiten voor een organisatie, en de daarbij horende personeelsbezetting, in kaart te brengen.

HR speelt een belangrijke rol als het gaat om het analyseren van het huidige personeelsbestand, de toekomstige bezetting en het uitzetten van acties om de duurzame inzet van medewerkers te vergroten.

Lees ook: Strategische planning: zo doet u dat

Het verbeteren van de medewerkersbetrokkenheid

Het continu moeten werven van nieuwe medewerkers is duurder dan het investeren in het behouden van medewerkers. Steeds meer bedrijven besteden daarom aandacht aan de medewerkersbetrokkenheid.

Hoe  meer medewerkers betrokken zijn bij de organisatie, hoe kleiner de kans dat zij de organisatie verlaten. HR heeft hier samen met (lijn)management en Interne Communicatie een leidende rol in.

De Employee Self Service tools hebben ook een positief effect op de medewerkersbetrokkenheid en productiviteit. Door gebruiksvriendelijke tools te gebruiken en daarbij processen zo makkelijk mogelijk te maken, zullen medewerkers minder afgeleid en meer gefocust zijn op hun werk.

De rol van strategische business partner

Als HR niet langer bezig hoeft te zijn met het regelen van praktische zaken voor hun medewerkers, kunnen zij zich steeds meer ontpoppen als strategische gesprekspartner voor de directie.

Dit zal voornamelijk bestaan uit het ontwikkelen van beleid en richtlijnen die zich richten op thema’s als duurzame inzetbaarheid, diversiteit en talentmanagement. Maar ook vraagstukken die bijdragen aan het bedrijfsresultaat zullen daarbij aan bod komen.

Webinar recording: De voordelen van mobiele tijdregistratie

Wilt u meer te weten komen over de voordelen van Employee Self Service en mobiele tijdregistratie in het bijzonder. Op 7 november 2019 presenteerden Ed van Dijk en Eric van Putten een webinar over dit onderwerp. Het webinar is nog steeds terug te kijken.

Ontdek de voordelen van mobiele tijdregistratie | Kijk het webinar terug