Vragen aan sales? 033 450 50 75

Het digitaliseren van HR-processen en taken gebeurt steeds vaker. Zeker in deze tijd van arbeidskrapte. Simpelweg omdat het ontzettend veel tijd bespaart. De HR-professional wordt minder belast met administratieve taken en kan zich meer bezighouden met strategische vraagstukken. En voor de medewerker wordt transparantie en toegankelijkheid gecreeerd.

Denk bijvoorbeeld aan medewerkers die zelf hun verlof kunnen aanvragen, of hun adresgegevens kunnen wijzigen. Het digitaliseren van dergelijke processen wordt ook wel e-HRM genoemd. Maar e-HRM kent nog zo veel meer voordelen.

De 5 voordelen van e-HRM

Geautomatiseerd en digitaal de HR-processen en taken uitvoeren heeft vele voordelen. Hieronder bespreken we er 5.

1. Compleet en gestructureerd

Digitale opslag van HR-gegevens geeft inzicht in trends en patronen. Met behulp van filter- en zoekopties kunnen de juiste rapporten en analyses gemaakt worden. Daarnaast zorgt digitale opslag en beheer voor een betere nauwkeurigheid en minder fouten. En last but not least, voor een verbeterde beveiliging van gevoelige HR-gegevens.

2. Meer tijd voor personeel

Het digitaliseren van HR-processen zorgt voor minder administratieve rompslomp, iets waar HR veel tijd aan verliest. De tijd die hiermee bespaart wordt, kan de organisatie aan het personeel besteden en in strategische vraagstukken steken.

3. Inrichten automatische workflows

Binnen HR zijn er veel processen waarbij HR de spin in het web is. Waardoor ze met veel andere collega’s en afdelingen in de organisatie te maken hebben. Denk bijvoorbeeld aan het werving & selectie proces, maar ook aan het onboardingsproces van nieuwe medewerkers. Met e-HRM kunnen juist deze processen geautomatiseerd worden.

4. Beter inzicht voor de medewerkers

Ook voor de medewerkers en de (team)managers zelf levert e-HRM veel voordelen op. De medewerker kan bijvoorbeeld snel en gemakkelijk inzien hoeveel uren die heeft gewerkt, hoeveel uren die ziek is geweest en hoeveel vakantiedagen er nog openstaan (Employee Self Service). En de (team)manager kan dezelfde informatie makkelijk terugzien maar dan voor de medewerkers in het team (Manager Self Service).

5. Realiseren kostenbesparingen

Door het digitaliseren van HR-processen wordt efficientie gecreeerd. Meer doen met minder. En juist in een tijd van arbeidskrapte is dit belangrijk. Daarnaast kunnen organisaties met e-HRM geld besparen op administratieve kosten en personeelskosten.

HR-processen digitaliseren – de basis

Voor het digitaliseren van HR-processen zijn er veel uiteenlopende mogelijkheden. Het meest logische is om met de basis te beginnen. En dat gaat over de medewerkers en hun werk. Je wilt namelijk een antwoord op: wie, wat, waar, wanneer en hoelang. Door het digitaliseren van deze HR-processen krijg je automatisch een antwoord op deze vraag, zonder dat je de vraag hoeft te stellen. Hoe dan zul je je afvragen? Nou, dat doe je met de volgende drie software modules:

1. Tijdregistratie

Tijdregistratie gaat over wie is wanneer hoelang geweest, oftewel de aanwezigheid van medewerkers. Dit doen medewerkers door hun gewerkte (over)uren via boekingsterminals of via hun mobiel te registreren. Maar uiteraard gaat tijdregistratie ook over de afwezigheid van medewerkers.

HR-processen digitaliseren Tijdregistratie
HR-processen digitaliseren Tijdregistratie

Bezettingsplanning

De bezettingsplanning gaat over de aan- en afwezigheid van het personeel. Roosters worden digitaal bijgehouden waarin dagroosters, vakanties/verlof, absentie dagen, en ziekteverzuim van alle medewerkers inzichtelijk zijn. Zo kunt u de aan- en afwezigheid van het personeel altijd inzien, nu en in de toekomst.

Verlofregistratie

Met verlofregistratie vragen medewerkers eenvoudig zelf verlofdagen aan in het systeem. Dit kan via de computer maar ook via mobiel. De leidinggevende keurt de aanvraag goed of af. De medewerker ontvangt hiervan een melding.

Absentiemanagement

Absentiemanagement geeft inzicht in andere vormen van afwezigheid dan verlof. Denk hierbij aan buitengewoon verlof, of ziekteverzuim.

2. Toegangscontrole

Toegangscontrole gaat over wie waar is, en wie waar wel of niet mag komen. Oftewel, toegangsrechten gekoppeld aan medewerkers en/of aan werkroosters. Dit creeert een veilige organisatie. En is belangrijk bij calamiteiten.

HR-processen digitaliseren Toegangscontrole
HR-processen digitaliseren Toegangscontrole

Locatiesignalering

Met locatiesignalering ziet u altijd waar uw medewerkers in het gebouw aanwezig zijn. Dit wordt bovendien allemaal digitaal bijgehouden. En is belangrijk voor BHV en de relevante wet- en regelgeving, bijvoorbeeld in de levensmiddelenindustrie.

Bezoekersregistratie

En door ook de bezoekers digitaal te registeren met behulp van dezelfde software kan je deze mensen ook specifieke toegangsrechten geven, en weet je tegelijkertijd realtime waar ze zijn. Digitale bezoekersregistratie gaat over aanmelden, registreren en afmelden. Bij registreren gaat het over het krijgen of verschaffen van aanvullende informatie en evt. spullen. Denk bijvoorbeeld aan beschermende bedrijfskleding.  

3. Activiteitenregistratie

Activiteitenregistratie gaat over wie heeft waaraan of waarvoor gewerkt. Oftewel, wat heeft een medewerker gedaan. Dit kan op verschillende manieren geregistreerd en bijgehouden worden in de software. Aan welke projecten heeft iemand gewerkt, aan welke order of opdracht heeft iemand gewerkt of voor welke kostenplaats heeft iemand gewerkt. Deze instellingen worden op wens van de organisatie ingericht.

HR-processen digitaliseren activiteitenregistratie

Projectregistratie

Hiermee krijg u inzicht in gewerkte uren aan projecten. Op deze manier wordt het inzichtelijk hoeveel uren bepaalde projecten innemen. Hiermee kunt u dan rekening houden in de toekomst.

Orderregistratie

De gewerkte uren per order worden hiermee inzichtelijk. Zo kunen de medewerkers de gewerkte uren eenvoudig inboeken. Het verschil tussen gebudgetteerde uren en daadwerkelijk geklokte uren wordt vervolgens automatisch berekend. En kan eventueel gebruikt worden in de (na)calculatie aan een klant.

Kostenplaatsregistratie

Dit geeft een inzicht in gewerkte uren per kostenplaats. De kostenplaats kunt u zelf instellen. Dit is bijvoorbeeld een bepaalde afdeling, productielijn, ruimte of machine. 

Mogelijkheden met e-HRM

Het digitaliseren van HR-processen levert veel mogelijkheden op. Voor de organisatie, de HR-professional, de (team)manager en de medewerker zelf. Er zijn verschillende mogelijkheden met e-HRM:

  • Persoonlijke informatie wijzigen (adreswijziging, achternaam);
  • Aanvragen en goedkeuren van verlof;
  • Ziekmelden en betermelden van medewerkers;
  • Personeelshandboek digitaal aanbieden;
  • CAO’s digitaal inzichtelijk maken;
  • Nieuwsbrieven versturen;
  • Functiebeschrijvingen inzichtelijk maken;
  • Kennis en vaardigheden van medewerkers vastleggen;
  • Verzoek/toewijzing/verloop van opleidingen en cursussen vastleggen.

Aan de slag met e-HRM

Er zijn al veel organisaties die aan de slag gegaan zijn met e-HRM. Echter wordt er, ook binnen de organisaties die het al hebben, weinig actief gebruik gemaakt van de systemen en de onderlinge integraties. Dit is zonde, aangezien u de volledige integratie van e-HRM systemen al binnen 1-3 jaar terug kunt verdienen. Bent u benieuwd welke oplossing u kunt inzetten om de bedrijfsprocessen efficiënter te maken? Neem dan contact met ons op. Wij geven graag persoonlijk advies.

HR-processen digitaliseren eHRM