Steeds meer HR-afdelingen zetten technologie in om HR-taken en processen te optimaliseren. Hierbij schuift de uitvoering van bepaalde taken van HR naar individuele medewerkers. Denk aan medewerkers die zelf hun verlof kunnen aanvragen, of hun adresgegevens kunnen wijzigen. Het digitaliseren van dergelijke processen wordt ook wel e-HRM genoemd.

Door de inzet van technologie worden HR-afdelingen minder belast met administratieve taken en kunnen zij zich meer bezighouden met strategische vraagstukken. Maar e-HRM kent nog meer voordelen, deze en de mogelijkheden van e-HRM zetten we in deze blog voor u op een rij.

De 5 voordelen van e-HRM

Geautomatiseerd, strategisch en digitaal de HR-processen uitvoeren heeft vele voordelen. Hieronder bespreken we er 5.

  1. Compleet en gestructureerd

    Digitaal inzicht zorgt voor een goede structuur voor HR. Zo zijn filter en zoekopties handig om snel inzicht te krijgen. Een compleet overzicht zorgt immers voor minder tijdverlies aan zoekwerk.

  2. Minder papier is beter voor het milieu

    Minder papier is natuurlijk beter voor het milieu. Daarnaast zorgt een lagere (interne) papierstroom ook voor minder fouten.

  3. Meer tijd voor personeel

    Een digitaal overzicht zorgt voor minder administratieve rompslomp, iets waar HR veel tijd aan kan verliezen. De tijd die u met digitalisering wint, kunt u in het personeel steken. Op deze manier kunt u efficiënt de personeelszaken uitvoeren.

  4. Inrichten workflows

    Wanneer u een duidelijk inzicht heeft in het personeel en hun taken/functies, kunnen workflows voor aankomende projecten ook beter worden ingericht.

  5. Beter inzicht voor de medewerkers

    Ook voor de medewerker zelf levert e-HRM veel voordelen op. De medewerker kan bijvoorbeeld snel en gemakkelijk inzien hoeveel uren die heeft gewerkt, hoeveel uren die ziek is geweest en hoeveel vakantiedagen er nog openstaan (Employee Self Service).

HR-processen digitaliseren

Er zijn veel uiteenlopende mogelijkheden voor het digitaliseren van de HR-processen. De volgende processen zijn eenvoudig te automatiseren:

Verlofregistratie

Met verlofregistratie vragen medewerkers eenvoudig zelf verlofdagen aan in het systeem. Dit kan via de computer maar ook via mobiel. De leidinggevende keurt de aanvraag goed of af. De medewerker ontvangt hiervan een melding.

Bezettingsplanning

Roosters worden digitaal bijgehouden waarin dagroosters, vakanties, absentie dagen, verlof en ziekteverzuim van alle medewerkers inzichtelijk zijn. Zo kunt u de aanwezigheid van het personeel altijd inzien.

Absentiemanagement

Inzicht in absentie geeft duidelijkheid van gewerkte uren, overuren en absenties. Zo kunt u het overzicht houden en tijdig bijsturen indien dit nodig is.

Locatiesignalering

Met locatiesignalering ziet u altijd waar uw medewerkers in het gebouw aanwezig zijn. Dit wordt bovendien allemaal digitaal bijgehouden.

Bezoekersregistratie

Wanneer bezoekers uw organisatie bezoeken, kunnen ze zich aanmelden. Met de bezoekersregistratie wordt dit altijd automatisch opgenomen in het systeem.

Projectregistratie

Hiermee krijg u inzicht in gewerkte uren aan projecten. Op deze manier wordt het inzichtelijk hoeveel uren bepaalde projecten innemen. Hiermee kunt u dan rekening houden in de toekomst.

Orderregistratie

De gewerkte uren per order worden hiermee inzichtelijk. Zo kunen de medewerkers de gewerkte uren eenvoudig inboeken. Het verschil tussen ingevoerde uren en daadwerkelijk geklokte uren wordt vervolgens automatisch berekend.

Kostenplaatsregistratie

Dit geeft een inzicht in gewerkte uren per kostenplaats. De kostenplaats kunt u zelf instellen. Dit is bijvoorbeeld een bepaalde afdeling, productielijn, ruimte of machine. Urenverantwoording: Achteraf gewerkte uren kunnen ook eenvoudig worden bijgehouden. Daardoor is er een goed inzicht in het aantal gewerkte uren per project, per taak en per medewerker.

Mogelijkheden met e-HRM

De HR data zorgen voor meer inzicht en hierdoor voor meer efficiënte HR-processen. Er zijn verschillende mogelijkheden met e-HRM:

  • Persoonlijke informatie wijzigen (adreswijziging, achternaam);
  • Aanvragen en goedkeuren van verlof;
  • Ziekmelden en betermelden van medewerkers;
  • Personeelshandboek digitaal aanbieden;
  • CAO’s digitaal inzichtelijk maken;
  • Nieuwsbrieven;
  • Functiebeschrijvingen;
  • Kennis en vaardigheden van medewerkers vastleggen;
  • Verzoek/toewijzing/verloop van opleidingen en cursussen vastleggen.

Aan de slag met e-HRM

Er zijn al veel organisaties die doen aan e-HRM. Echter wordt er, ook binnen de organisaties die het al hebben, weinig actief gebruik gemaakt van de systemen. Dit is zonde, aangezien u de volledige integratie van e-HRM systemen al binnen 1-3 jaar terug kunt verdienen.Bent u benieuwd wat voor oplossing u kunt inzetten om de bedrijfsprocessen efficiënter te maken? Neem dan contact met ons op. Wij geven graag persoonlijk advies.