E-HRM kan vele voordelen opleveren. Tegenwoordig worden namelijk steeds minder HR processen via papier of met de hand gedaan. Digitale HR processen, of ook wel e-HRM genoemd, zorgen voor meer inzicht en meer structuur voor een organisatie. Dit levert niet alleen voordelen voor HR op, maar ook medewerkers hebben hier baat bij. In dit artikel vertellen we meer over het digitaliseren van HR processen.

Digitaliseren ven HR processen

Het digitaliseren van HR processen wordt ook wel e-HRM genoemd. Digitale technologie zorgt voor ondersteuning van HR in activiteiten tijdens de instroom (werving en selectie), doorstroom (interne veranderingen van positie) en uitstroom (verlaten van de organisatie) van medewerkers. Verder kunt u ook alle administratieve processen door e-HRM laten doen.

Er zijn al veel organisaties die doen aan e-HRM. Echter wordt er, ook binnen de organisaties die het al hebben, weinig actief gebruik gemaakt van de systemen. Dit is zonde, aangezien u de volledige integratie van e-HRM systemen al binnen 1-3 jaar terug kunt verdienen.

Dankzij e-HRM zijn veel administratieve taken van HR namelijk niet meer nodig. Dingen als het bijhouden van uren of het doorgeven van verlof kan de medewerker voortaan geheel zelf doen. Hierdoor krijgt de medewerker meer controle, wat ze een gevoel van hogere betrokkenheid geeft.

De 5 voordelen

Geautomatiseerd, strategisch en digitaal de HR processen uitvoeren heeft vele voordelen. Hieronder bespreken we er 5.

  1. Compleet en gestructureerd

    Digitaal inzicht zorgt voor een goede structuur voor HR. Zo zijn filter en zoekopties handig om snel inzicht te krijgen. Een compleet overzicht zorgt immers voor minder tijdverlies aan zoekwerk.

  2. Minder papier is beter voor het milieu

    Minder papier is natuurlijk beter voor het milieu. Daarnaast zorgt een lagere (interne) papierstroom ook voor minder fouten.

  3. Meer tijd voor personeel

    Een digitaal overzicht zorgt voor minder administratieve rompslomp, iets waar HR veel tijd aan kan verliezen. De tijd die u met digitalisering wint, kunt u in het personeel steken. Op deze manier kunt u efficiënt de personeelszaken uitvoeren.

  4. Inrichten workflows

    Wanneer u een duidelijk inzicht heeft in het personeel en hun taken/functies, kunnen workflows voor aankomende projecten ook beter worden ingericht.

  5. Beter inzicht voor de medewerkers

    Ook voor de medewerker zelf levert e-HRM veel voordelen op. De medewerker kan bijvoorbeeld snel en gemakkelijk inzien hoeveel uren die heeft gewerkt, hoeveel uren die ziek is geweest en hoeveel vakantiedagen er nog openstaan (employee self service).

E-HRM met Atrea

Er zijn veel uiteenlopende mogelijkheden voor het digitaliseren van de HR processen. Hieronder staan de HR processen u kunt digitaliseren met Atrea:

  • Tijdregistratie

    Verlofregistratie: met verlofregistratie vragen medewerkers eenvoudig zelf verlofdagen aan in het systeem. Dit kan via de computer maar ook via mobiel. De leidinggevende keurt de aanvraag goed of af. De medewerker ontvangt hiervan een melding.

    Bezettingsplanning: Roosters worden digitaal bijgehouden waarin dagroosters, vakanties, absentie dagen, verlof en ziekteverzuim van alle medewerkers inzichtelijk zijn. Zo kunt u de aanwezigheid van het personeel altijd inzien.

    Absentiemanagement: Inzicht in absentie geeft duidelijkheid van gewerkte uren, overuren en absenties. Zo kunt u het overzicht houden en tijdig bijsturen indien dit nodig is.

  • Toegangscontrole

    Locatiesignalering: Met locatiesignalering ziet u altijd waar uw medewerkers in het gebouw aanwezig zijn. Dit wordt bovendien allemaal digitaal bijgehouden.

    Bezoekersregistratie: Wanneer bezoekers uw organisatie bezoeken, kunnen ze zich aanmelden. Met de bezoekersregistratie wordt dit altijd automatisch opgenomen in het systeem.

  • Activiteitenregistratie

    Projectregistratie: Hiermee krijg u inzicht in gewerkte uren aan projecten. Op deze manier wordt het inzichtelijk hoeveel uren bepaalde projecten innemen. Hiermee kunt u dan rekening houden in de toekomst.

    Orderregistratie: De gewerkte uren per order worden hiermee inzichtelijk. Zo kunen de medewerkers de gewerkte uren eenvoudig inboeken. Het verschil tussen ingevoerde uren en daadwerkelijk geklokte uren wordt vervolgens automatisch berekend.

    Kostenplaatsregistratie: Dit geeft een inzicht in gewerkte uren per kostenplaats. De kostenplaats kunt u zelf instellen. Dit is bijvoorbeeld een bepaalde afdeling, productielijn, ruimte of machine.Urenverantwoording: Achteraf gewerkte uren kunnen ook eenvoudig worden bijgehouden. Daardoor is er een goed inzicht in het aantal gewerkte uren per project, per taak en per medewerker.

Mogelijkheden

De HR data zorgen voor meer inzicht en hierdoor voor meer efficiënte HR-processen. Er zijn verschillende mogelijkheden met e-HRM:

  • Persoonlijke informatie wijzigen (adreswijziging, achternaam);
  • Aanvragen en goedkeuren van verlof;
  • Ziekmelden en betermelden van medewerkers;
  • Personeelshandboek digitaal aanbieden;
  • CAO’s digitaal inzichtelijk maken;
  • Nieuwsbrieven;
  • Functiebeschrijvingen;
  • Kennis en vaardigheden van medewerkers vastleggen;
  • Verzoek/toewijzing/verloop van opleidingen en cursussen vastleggen.

e-HRM met Atrea

Bent u benieuwd wat voor oplossing u kunt inzetten om de bedrijfsprocessen efficiënter te maken? Neem dan contact met ons op. Wij geven graag persoonlijk advies.