De tijd dat tijdregistratie werd ingezet als controlemiddel om aan- en afwezigheid bij te houden ligt al lang achter ons. Voor veel organisaties is het een onmisbaar instrument om inzicht te krijgen in de operatie. Met deze inzichten help je de organisatie en bescherm je de werknemer. Zo geeft tijdregistratie software inzicht in de totale kosten van arbeid en inzicht in productiviteit. Maar is het daarnaast een belangrijk middel om medewerkers inzicht te geven in hun gewerkte uren en verlof. Dit zijn alle voordelen van een tijdregistratie systeem op een rijtje.

De voordelen van tijdregistratie software

In dit artikel lichten we alle voordelen van tijdregistratie kort toe:

Tijdregistratie software geeft inzicht in de kosten van arbeid

Tijdregistratie geeft inzicht in werktijd en biedt daarmee objectieve informatie over de vaak grootste kostenpost van een organisatie: de kosten van arbeid. Daarbij kan de gewerkte tijd inclusief bijbehorende toeslagen worden toegeschreven aan bijvoorbeeld klanten, orders, projecten en kostenplaatsen. Zo ontstaat een totaalbeeld van de kosten van arbeid voor een bepaald onderdeel van de organisatie.  

Tijdregistratie software geeft inzicht in productiviteit en bezetting

Verder krijgt een organisatie door het goed registreren van tijd nauwkeurige informatie over de effectiviteit van de inzet van werknemers op een bepaald project of voor een activiteit. Door een vergelijking met de opbrengsten van een activiteit kan een herverdeling van de inzet van personeel plaatsvinden.

Met tijdregistratie software beschikt de organisatie ook over de historie van de bezetting in bepaalde periodes of bij drukte. Het bedrijf kan zo nauwkeurig de bezetting inschatten. Verder kan het bedrijf goed en real-time bepalen hoe de actuele bezetting eruit ziet. Zo kan de organisatie snel schakelen bij onderbezetting. Met effectieve tijdregistratie kunt u onderbouwde beslissingen nemen over planningen en weet u wanneer de inzet van extra flexkrachten nodig is.

Tijdregistratie beschermt personeel

Ook de HR-afdeling kan gemakkelijk alle relevante gegevens over tijdsbesteding per werknemer, afdeling of project analyseren. Dat geeft bijvoorbeeld inzicht in de oorzaken van ziekteverzuim, in de werkdruk op een afdeling en in het functioneren van individuele medewerkers.

Dit maakt het mogelijk om proactief in gesprek te gaan met medewerkers wanneer u ziet dat zij erg veel werken of juist vaak ziek zijn. Ook maakt tijdregistratie het mogelijk om medewerkers die uitblinken in bepaalde taken te signaleren en te helpen bij het doorgroeien naar een bepaalde rol.  Niet elke werknemer is assertief en kan makkelijk aangeven waar zij plezier uit halen of waarom ze bovenmatig veel werken. Door de verkregen informatie kan u als organisatie beter communiceren met medewerkers en daardoor een sterker team worden.

Nooit meer gedoe over gewerkte uren met een tijdregistratie systeem

Tijdregistratie maakt de gewerkte uren voor zowel medewerkers als de organisatie inzichtelijk en transparant. Met tijdregistratie weten medewerkers dat elke gewerkte minuut meetelt en ook nog eens tegen het juiste tarief op de salarisstrook staat vermeld. Dit voorkomt gedoe als de salarissen uitbetaald moeten worden. Medewerkers en HR hebben het gegarandeerd over hetzelfde aantal gewerkte uren en de daarvoor geldende vergoeding.

Wat is tijdregistratie software?

Tijdregistratie software is de complete toolkit voor HR, leidinggevenden en medewerkers dat altijd en overal inzicht geeft in gewerkte uren, verlofuren en toeslagen. Het bevat de gegevens over onder andere overuren, toeslaguren, oproepdiensten, pauzetijden, ploegentoeslag, opgenomen verlof, thuiswerk- en reiskostenvergoedingen. De tijdregistratie kan daarbij te betalen toeslagen voor bijvoorbeeld overwerk of ploegendiensten koppelen aan de gewerkte uren per dag.

Transparantie over vakantie-uren met een tijdregistratie systeem

De correctheid van het vakantiesaldo kan tot veel discussie leiden in een organisatie als medewerkers denken dat hun saldo van vakantie-uren niet klopt. Een HR-afdeling is dan veel tijd kwijt aan het beantwoorden van vragen. Goede tijdregistratie software voorkomt dit. Het boekt de vakantie-uren automatisch af en berekent automatisch het eindsaldo. Daarbij houdt het systeem rekening met de specifieke vervaltermijnen en de verschillende soorten vakantierechten. De duidelijkheid die hierdoor ontstaat, ontlast de HR-afdeling en leidt tot rust en duidelijkheid bij het personeel.

Alle CAO afspraken doorgerekend

CAO’s en arbeidsvoorwaarden maken het voor de organisatie en medewerkers vaak niet eenvoudiger om een juiste berekening van de gewerkte uren en de bijbehorende vergoedingen te maken. Als u begint met tijdregistratie worden alle voor uw organisatie geldende afspraken vertaald naar eenduidige rekenregels die real-time worden toegepast.

Dit bespaart de salarisadministratie een hoop werk, omdat de toeslagen en vergoedingen niet achteraf nog moeten worden toegekend op basis van de gewerkte uren. HR, medewerkers en leidinggevenden kunnen allemaal inzien op welke uren, welke toeslagen van toepassingen zijn en dit vertalen naar totaaloverzichten.

De meerwaarde van tijdregistratie

Tijdregistratie software is een waardevolle bron voor andere systemen

Tijdregistratie is goed te koppelen aan en te integreren met andere geautomatiseerde HR-systemen. Hiermee wordt de informatie uit de tijdregistratie software een belangrijke bron voor andere HR-toepassingen, zoals ERP (Enterprise Resource Planning) systemen, personeelsinformatiesystemen, de salarisadministratie, personeelsplanning, projectadministratie, bezoekersregistratie en toegangscontrole. Dit voorkomt dubbel werk en maakt processen simpeler en sneller.

HR krijgt tijd voor strategische zaken

Doordat HR minder tijd kwijt is aan administratieve taken, zoals het doorrekenen van toeslagen voor de salarisadministratie, het beantwoorden van vragen over openstaande verlofsaldo’s of het leveren van input voor werkroosters, blijft er meer tijd over voor strategische zaken. In deze tijd is dat niet alleen leuk, maar ook noodzakelijk. Zo kan er ineens werk gemaakt worden van het hoge ziekteverzuim, de hoge werkdruk of het hoge verloop in de organisatie.

Wat gaat u doen met de inzichten uit tijdregistratie?