Strategische personeelsplanning is voor elke organisatie een erg belangrijk punt. Het strategisch plannen van de medewerkers zorgt ervoor dat een organisatie op tijd kan anticiperen op veranderingen en niet op het laatste moment in de knel komt. Er zijn verschillende factoren die invloed hebben op een strategische personeelsplanning, zowel intern als extern. In dit artikel gaan we er verder op in.

Wat is strategische personeelsplanning?

Uw personeelsplanning nauwkeurig en up-to-date houden in het dynamische bedrijfsleven is een teken van goede strategische personeelsplanning. Doordat er tegenwoordig veel ontwikkelingen zijn op het gebied van bijvoorbeeld technologie, arbeidstekorten en complexere productieprocessen worden bedrijven gedwongen om flexibel te zijn en efficiënt te werken. Deze veranderingen hebben uiteraard effect op de medewerkers. Medewerkers strategisch inzetten is een goede manier om bij te blijven in de dynamiek. Strategische personeelsplanning gaat hand-in-hand met de strategie en de dagelijkse praktijk van een organisatie.

Verloop van strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning is niet alleen een dynamisch en interactief proces, maar ook een samenhangend proces. Als er een bepaalde factor verandert, heeft dat effect op het gehele proces. Er is een bepaald verloop dat belangrijk is bij het uitvoeren van strategische personeelsplanning:

  1. Het begint bij het analyseren van de missie, visie, strategie en externe omgeving van de organisatie. Wat voor medewerkers passen bij de organisatie? Wat voor medewerkers zijn nodig om de organisatie draaiende te houden?
  2. Het huidige personeelsbestand analyseren is een volgende stap. Wat voor medewerkers zijn er werkzaam in de organisatie? Zijn dit jonge mensen, oude mensen? Hoeveel verdienen zij en doen zij hun werk naar behoren? De mate van verloop is hierbij ook belangrijk om mee te nemen.
  3. Hierna is het belangrijk om te kijken naar toekomstscenario’s die voor de organisatie belangrijk zijn. Indien bepaalde doelstellingen gehaald moeten worden waarbij het huidige personeelsbestand niet meer afdoende is, is dit belangrijk om in kaart te brengen.
  4. Uiteraard is het ook erg belangrijk om te kijken hoe de externe arbeidsmarkt eruitziet. Factoren om hierbij op te letten zijn bijvoorbeeld vergrijzing, mobiliteit, hoeveel mensen er dit jaar afstuderen, arbeidstekorten en mobiliteit.
  5. Nu moet er gekeken worden naar de toekomstige bezetting. Op basis van verloop en het huidige personeelsbestand moet worden beoordeeld of er voldoende bezetting gaat zijn en of de medewerkers de toekomstscenario’s kunnen dragen.
  6. Indien na het analyseren van bovenstaande stappen bepaalde gaten ontstaan, moeten deze worden opgevuld. Door de huidige medewerkers anders in te delen, nieuwe medewerkers te werven of misschien wel door medewerkers te laten gaan.

Voordelen?

Door het strategisch plannen van uw medewerkers kunt u uw huidige medewerkers beter inzetten en heeft u meer grip op veranderingen. Het voornaamste doel is om toekomstgericht en efficiënt de juiste capaciteiten voor een organisatie, en de daarbij horende personeelsbezetting, in kaart te brengen.

  • Inzicht in de huidige situatie
    Een groot voordeel van het hebben van een strategische personeelsplanning is dat er een duidelijk overzicht is van de huidige personeelssituatie. De planning geeft een goed beeld van het kennisniveau, de leeftijdscategorie en de salarisschalen waar de huidige medewerkers in zitten. Een actueel overzicht is belangrijk voor het inspelen op ontwikkelingen.
  • Betere en inzichtelijke keuzes
    Een goed overzicht helpt om betere keuzes (bijvoorbeeld voor het aannemen van nieuwe medewerkers) te maken. Door de inzichtelijkheid van de medewerkers kunnen gaten in bijvoorbeeld kennis of kunde strategisch worden opgevuld.
  • Betere flexibiliteit voor de toekomst
    Met behulp van strategische personeelsplanning kunt u zien of uw huidige personeelsbestand past bij de veranderende arbeidsmarkt. Gaat er bijvoorbeeld een deel van uw bedrijfsprocessen enorm veranderen door toenemende technologie? Dan zult u uw medewerkers hierop moeten voorbereiden/scholen of er moeten nieuwe medewerkers worden aangenomen.
  • Optimale inzet
    Door een goed overzicht te hebben van de medewerkers kunnen zij ook optimaal ingezet worden. De inzichtelijkheid zorgt er niet alleen voor dat u bijvoorbeeld kan zien wie er parttime of fulltime werkt, maar ook wie er welke kennis heeft. Zo kunt u bijvoorbeeld bij nieuwe projecten goed zien wie er ingezet kan worden, voor een optimaal resultaat.
  • Sturing op behoud en verloop
    Een overzicht van het verloop kan belangrijke inzichten opleveren. Als er een bepaalde afdeling een hoog verloop heeft, kan worden uitgezocht wat hiervoor de oorzaak is. Dit geldt ook voor afdelingen waar het verloop juist laag is. Met strategische personeelsplanning draagt u bij aan de duurzame inzetbaarheid van uw medewerkers.
  • Overzicht voor de medewerkers zelf
    Ook erg belangrijk, strategische personeelsplanning zorgt voor inzichtelijkheid voor de medewerkers zelf. Het bijhouden van uren, het inplannen van vakantie- en verlofdagen op een strategische en nette manier zorgt voor overzicht en voorkomt verwarring.

3 tips voor strategische personeelsplanning

  1. Analyseer!
    Een belangrijk punt bij strategische personeelsplanning. Het is erg belangrijk om te blijven analyseren. Het gaat hierbij vooral om het analyseren van de huidige en toekomstige arbeidsmarkt en de positie van uw organisatie hierin. Met analyseren bedoelen wij ook het analyseren van uw huidige personeelsbestand. Wees scherp op veranderingen, interpreteer ze niet zelf maar zoek naar feitelijke informatie. Zijn er 2 mensen op 1 afdeling in een maand weggegaan? Zoek uit waardoor dit komt. Een goede analyse is niet gebaseerd op gevoel, maar op feitelijke informatie.
  2. Gebruik goede tools.
    Dit lijkt voor de hand liggend, maar het gebruik van goede tools is cruciaal in het uitvoeren van de strategische personeelsplanning. Voorbeelden van tools die ingezet kunnen worden zijn: tijdregistratie, toegangscontrole en activiteitenregistratie. Deze tools zorgen voor inzichtelijkheid en leveren hierdoor een belangrijke bijdrage aan de strategische personeelsplanning.
  3. Werk aan de duurzaamheid van de medewerkers.
    Belangrijk in een tijd van personeelstekorten is het duurzaam inzetten van medewerkers. Medewerkers die goed functioneren leveren een goede bijdrage aan het succes van een organisatie. Het is belangrijk om deze medewerkers zo lang mogelijk bij u te houden. Een goede strategische personeelsplanning helpt u bij het verduurzamen van uw organisatie.

Atrea

Bent u benieuwd hoe u efficiënt omgaat met strategische personeelsplanning? We adviseren u graag persoonlijk over de mogelijkheden. Twijfel niet om contact met ons op te nemen.