Tijdregistratie lijkt eenvoudig: medewerkers klokken in en uit, en de organisatie krijgt inzicht in gewerkte uren. In de praktijk is het een gevoelig onderwerp. Niet omdat tijdregistratie verboden is, maar omdat niet alles wat technisch kan, juridisch en organisatorisch mag.

In deze blog lees je:

• wat je als werkgever wel mag meten,

• wat niet is toegestaan,

• waar het vaak misgaat,

• en hoe je tijdregistratie correct inricht volgens AVG en arbeidsrecht.

Waarom tijdregistratie juridisch gevoelig is

Tijdregistratie valt vrijwel altijd onder persoonsgegevens in de zin van de AVG (GDPR).
Zodra gegevens herleidbaar zijn tot een individuele medewerker, zoals naam, personeelsnummer of locatie, is de privacywetgeving van toepassing.

Daarnaast geldt:

• werknemers bevinden zich in een gezagsverhouding,

• toestemming is daardoor bijna nooit geldig,

• en extra controlemaatregelen worden kritisch beoordeeld.

Kortom: tijdregistratie is volledig toegestaan, maar wel alleen als het noodzakelijk, proportioneel en transparant is.

Wat mag een werkgever wél meten?

1. Gewerkte tijd (start- en eindtijd)

Een werkgever mag vastleggen:

• begin- en eindtijd van de werkdag

• pauzes (indien relevant voor arbeidstijdenwetgeving of CAO)

Voorwaarde:
De registratie moet een legitiem doel dienen, zoals:

• naleving van de Arbeidstijdenwet

• loonbetaling

• overurenregistratie

• projectverantwoording

2. Uren per project of kostenplaats

Het is toegestaan om te registreren:

• aan welk project uren zijn besteed

• hoeveel tijd aan welke activiteit is gewerkt

Niet toegestaan:
Inhoudelijke monitoring van hoe iemand werkt (bijv. toetsenbordactiviteit of schermopnames).

3. Aan- en afwezigheid

Je mag vastleggen:

• aanwezigheid

• verlof

• ziekte (alleen dát iemand ziek is, niet waarom)

Ziektegegevens vallen onder bijzondere persoonsgegevens, medische details zijn altijd verboden.

4. Locatie, mits functioneel noodzakelijk

In sommige gevallen mag locatie worden vastgelegd, bijvoorbeeld:

• bij buitendienst

• bij declarabele reistijd

• bij veiligheidseisen

Maar alleen als:

• het doel niet anders kan worden bereikt

• de locatie niet continu wordt gevolgd

• de medewerker hierover vooraf duidelijk is geïnformeerd

Wat mag een werkgever níet meten?

1. Continue monitoring of gedragscontrole

Niet toegestaan zijn onder andere:

• live volgen van medewerkers

• constante GPS-tracking

• gedragsanalyse op basis van werktijddata

• prestatiebeoordeling via tijdregistratie zonder aanvullende context

Tijdregistratie is geen controlemiddel, maar een administratief hulpmiddel.

2. Meer data verzamelen dan nodig

De AVG vereist dataminimalisatie:

• geen secondenregistratie als dagdelen voldoende zijn

• geen detailniveaus zonder duidelijke noodzaak

• geen “voor het geval dat”-data

3. Tijdregistratie combineren met andere controlesystemen

Risicovol en vaak onrechtmatig:

• koppeling met camerabeelden

• combineren met e-mail- of activity-tracking

• gebruik voor disciplinaire doeleinden zonder duidelijke grondslag

4. Registratie zonder transparantie

Altijd verplicht:

• duidelijke uitleg wat wordt gemeten

• waarom het wordt gemeten

• hoe lang gegevens worden bewaard

• wie toegang heeft tot de data

“Het staat in het systeem” is geen geldige uitleg.

Toestemming van medewerkers: werkt dat?

In bijna alle gevallen: nee.

Omdat sprake is van een afhankelijkheidsrelatie:

• kan een werknemer geen vrije toestemming geven

• mag toestemming niet de juridische basis zijn

Wat dan wel?

• Wettelijke verplichting (bijv. Arbeidstijdenwet)

• Gerechtvaardigd belang (mits zorgvuldig afgewogen)

• Contractuele noodzaak

Veelgemaakte fouten bij tijdregistratie

1. Te gedetailleerde data “omdat het kan”

2. OR pas betrekken ná systeemkeuze

3. Tijdregistratie inzetten als prestatie-instrument

4. Onvoldoende uitleg aan medewerkers

5. Geen duidelijke bewaartermijnen

Deze fouten leiden niet alleen tot AVG-risico’s, maar ook tot:

• weerstand

• wantrouwen

• lage adoptie

Hoe richt je tijdregistratie wél goed in?

Best practices:

• Start bij het doel, niet bij de software

• Kies het laagst mogelijke detailniveau

• Documenteer de belangenafweging

• Betrek OR en medewerkers vroeg

• Gebruik tijdregistratie nooit als losstaand controlesysteem

Goede tijdregistratie voelt voor medewerkers logisch, uitlegbaar en begrensd.

Conclusie

Tijdregistratie is meer dan toegestaan, en vaak noodzakelijk, maar niet alles wat technisch mogelijk is, is juridisch of organisatorisch verstandig.

De kernvraag is niet:

“Wat kunnen we meten?”

Maar:

“Wat hebben we écht nodig om ons werk goed te doen?”