1. Fouten in tijdregistratie die direct geld kosten

Wanneer uren handmatig worden ingevoerd of verzameld via losse systemen, is de kans op fouten enorm. Een verkeerd overtiksel, een vergeten pauze of een foutieve ordercode kan direct leiden tot te veel of te weinig gewerkte uren op de loonstrook  of op een project. 

Veelvoorkomende problemen: 

• Verkeerde berekening van gewerkte uren of toeslagen

• Onbewust te veel overuren

• Verkeerde uren toebedeeld aan projecten of kostenplaatsen

Illustratief voorbeeld:
Een medewerker noteert zijn uren op een papieren formulier. Hij vergeet te registreren dat hij op een zondag werkte, waardoor een toeslag van 50% niet wordt verwerkt. Pas bij een steekproef komt de fout boven water. De organisatie moet nabetalen, inclusief herstelkosten. Bij meerdere medewerkers stapelen de bedragen snel op.

Uit onderzoek blijkt bovendien hoe kostbaar dit soort fouten zijn. Ernst & Young rapporteerde dat 1 op de 5 handmatige pay-rolls fouten bevat, en dat elke fout gemiddeld €270,- euro kost om te herstellen. 

2. Geen realtime inzicht veroorzaakt onderbezetting of verkeerde toewijzing van uren

Handmatige tijdregistratie maakt het onmogelijk om real-time te zien wie aanwezig is en aan welke activiteiten wordt gewerkt. Daardoor kan een organisatie verkeerde besluiten nemen over planning, inzet en productiecapaciteit.

Illustratief voorbeeld:
De uren van een afdeling worden pas aan het eind van de dag verzameld. Tijdens een drukke productiepiek blijkt dat twee medewerkers zich hadden ziekgemeld, maar dit is nog niet verwerkt. Hierdoor ontstaat onderbezetting, vertraging in productie en extra druk op aanwezige collega’s. De kosten van downtime kunnen in sommige sectoren oplopen tot duizenden euro’s per uur.

3. Verouderde of onbetrouwbare data in activiteitenregistratie 

Wanneer uren op orders, projecten of kostenplaatsen handmatig worden ingevuld, is datavervuiling vrijwel onvermijdelijk. 

Wat kan er fout gaan?

• Fouten in order- of projectcodes

• Dubbele of onvolledige registraties

• Projecturen die verkeerd worden toegeschreven

• Oude versies van Excel-bestanden in omloop

Illustratief voorbeeld:
Een team werkt met een gedeeld Excel-bestand om projecturen te registreren. Een medewerker werkt per ongeluk in een oude versie. Hierdoor worden 120 uur niet op het project geboekt. Het gevolg: een onjuiste kosteninschatting richting de klant én een verkeerde interne nacalculatie. De winstgevendheid van projecten wordt hierdoor volledig vertekend.

4. Compliance-risico’s door onnauwkeurige tijd- en toegangsregistratie

Arbeidstijdenwet, veiligheidsnormen en sectorregels vereisen dat organisaties kunnen aantonen wie wanneer aan het was en wie toegang had tot specifieke zones. 

Illustratief voorbeeld:
Door het ontbreken van sluitende toegangsregistratie komt bij een audit naar voren dat niet kan worden bewezen welke medewerkers aanwezig waren tijdens een storingsincident in een risicogebied. Dit maakt het onmogelijk om veiligheidsnormen te verifiëren en kan resulteren in boetes of stillegging van werkzaamheden.

Daarnaast kan foutieve tijdregistratie leiden tot overtredingen van rusttijden of maximale werktijden, met alle juridische gevolgen van dien. 

5. Gebrek aan transparantie → frustratie bij medewerkers en klanten

Handmatige registratieprocessen zorgen voor onduidelijkheid en wantrouwen: klopt mijn loonstrook? Zijn mijn projecturen wel goed verwerkt? Wie mag het magazijn in?

Illustratief voorbeeld:
Een medewerker noteert uren op een project dat bijna is afgerond. De projectleider werkt echter nog met een oude lijst en denkt dat er nog maar 10 uur beschikbaar zijn. Hij bestelt daarom externe ondersteuning. Achteraf blijkt dat er voldoende interne capaciteit was; de onnodige extra kosten lopen op tot honderden euro’s.

6. Single point of failure: processen vallen stil bij afwezigheid van één persoon.

Wanneer tijdregistratie, toegangsbeheer of activiteitenregistratie draait op één Excel-sheet of één beheer ontstaat een groot risico. 

Illustratief voorbeeld:
De enige medewerker die het toegangsbadgesysteem beheert, is ziek. Nieuwe medewerkers kunnen het pand niet in, bezoekers worden handmatig ingeschreven en de productie start later. De verstoring kost niet alleen tijd, maar ook professionaliteit en veiligheid.

7. Handmatige processen schalen niet mee met groei

Wat met 20 medewerkers nog “wel werkt”, loopt bij 100 of 250 medewerkers volledig vast.

Gevolgen:

• Urencontrole kost dagen in plaats van uren

• Fouten nemen exponentieel toe

• Projectverantwoording wordt onbetrouwbaar

• Toegangsbeheer wordt onoverzichtelijk en risicovol

Organisaties die blijven vasthouden aan handmatige processen verliezen uiteindelijk productiviteit en concurrentiekracht. 

Conclusie: handmatige registraties zijn een bedrijfsrisico

Handmatige processen in tijdregistratie, toegangscontrole en activiteitenregistratie leiden tot:

• Hogere kosten

• Operationele fouten

• Onbetrouwbare uren- en projectdata

• Veiligheids- en complianceproblemen

• Frustratie bij medewerkers

• Verlies van controle en professionaliteit

Automatisering is daarom geen luxe, maar een noodzaak voor organisaties die wendbaar, compliant, veilig en efficiënt willen werken.