Tijdregistratie in Excel: een ogenschijnlijk gratis oplossing
Veel bedrijven starten hun tijdregistratie in Excel. Het lijkt een logische keuze: iedereen kent het programma, het kost niets extra’s, en je kunt er snel een simpele urenstaat in bouwen.
Toch blijkt in de praktijk dat tijdregistratie in Excel veel verborgen kosten met zich meebrengt. Bedrijven die groeien, merken al snel dat handmatig bijhouden van uren leidt tot fouten, tijdverlies en frustratie. Daarnaast moeten werkgevers in de EU een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem hebben om de arbeidstijd van alle werknemers bij te houden. Excel is niet betrouwbaar, toegankelijk en objectief. Dit maakt je kwetsbaar voor externe audits.
De verborgen kosten van tijdregistratie in Excel
1. Handmatig werk kost tijd en geld
Medewerkers vullen hun uren handmatig in, managers controleren de bestanden en iemand moet alles consolideren voor rapportages of facturatie.
Tel je die tijd op, dan kom je al snel uit op tientallen verloren uren per maand. Tijd die beter besteed kan worden aan klantwerk of strategische taken.
Rekenvoorbeeld:
10 medewerkers × 10 minuten per dag = 100 minuten per dag.
Dat is ruim 2 volle werkdagen per maand aan tijdregistratie-administratie.
2. Foutgevoeligheid en verlies van data
Excel is niet ontworpen als tijdregistratiesysteem. Een verkeerde formule, een verschoven cel of een vergeten update kan leiden tot onjuiste tijdregistratie.
Bovendien is er vaak geen duidelijk versiebeheer, bestanden raken kwijt, raken verouderd of worden per ongeluk overschreven. Dat kan niet alleen frustrerend zijn, maar ook financiële gevolgen hebben bij facturatie of audits.
3. Beperkt inzicht in productiviteit en projecten
Zonder realtime rapportages is het moeilijk om te zien hoe projecten presteren of welke teams onder- of overbelast zijn.
Een tijdregistratietool biedt dashboards en rapporten die direct laten zien waar tijd naartoe gaat, zodat je beter kunt sturen op winstgevendheid en efficiëntie.
Waarom een tijdregistratietool goedkoper is dan je denkt
1. Automatisering bespaart tijd
Een moderne tijdregistratietool automatiseert processen:
Medewerkers loggen hun uren met één klik.
Uren worden automatisch gekoppeld aan projecten en klanten.
Facturen of rapportages zijn met één druk op de knop klaar.
De tijdswinst die dit oplevert, weegt meestal ruimschoots op tegen de abonnementsprijs van een paar euro per maand per gebruiker.
2. Betere dataveiligheid en compliance
Tijdregistratietools bieden beveiliging, versleuteling en toegangsbeheer, iets wat Excel niet kan evenaren. Zeker in tijden van AVG-wetgeving is het cruciaal dat gevoelige gegevens veilig worden opgeslagen.
3. Inzicht = winst
Met realtime rapportages zie je direct welke projecten rendabel zijn en waar inefficiëntie optreedt. Dat maakt het makkelijker om de juiste beslissingen te nemen en de winst te verhogen.
