1. Maak het belang van tijdregistratie duidelijk
Medewerkers nemen inklokken serieuzer wanneer zij begrijpen waarom het belangrijk is. Leg uit dat tijdregistratie niet alleen voor salarisadministratie wordt gebruikt, maar ook voor:
eerlijke uitbetaling van overuren
betere personeelsplanning
naleving van arbeidswetgeving
- betere balans tussen werk en privé.
Door transparant te zijn over het doel van tijdregistratie, vergroot je het draagvlak en de motivatie.
2. Zorg voor een gebruiksvriendelijk tijdregistratiesysteem
Een ingewikkeld of traag systeem is één van de grootste oorzaken van slechte inklokgewoontes. Kies daarom voor een tijdregistratiesysteem dat:
eenvoudig te bedienen is
werkt op mobiel, tablet en desktop
snel en betrouwbaar is
Hoe lager de drempel, hoe groter de kans dat medewerkers op tijd inklokken.
3. Geef zelf het goede voorbeeld als manager
Gedrag werkt aanstekelijk. Wanneer jij als manager consequent en correct inklokt, geef je een duidelijk signaal af. Medewerkers zien dat tijdregistratie geen “moetje” is, maar een vast onderdeel van professioneel werken.
Daarnaast kun je in teamoverleggen kort stilstaan bij het belang van op tijd inklokken, zonder belerend te zijn.
4. Stel duidelijke afspraken en verwachtingen vast
Onduidelijkheid leidt tot fouten. Leg daarom vast:
wanneer medewerkers moeten inklokken (start dienst, pauzes, einde dienst)
wat de consequenties zijn bij herhaaldelijk vergeten inklokken
hoe correcties worden afgehandeld
Zorg dat deze afspraken eenvoudig terug te vinden zijn, bijvoorbeeld in een personeelshandboek of intranet.
5. Gebruik reminders en positieve feedback
Automatische meldingen of reminders kunnen medewerkers helpen om niet te vergeten in te klokken. Combineer dit met positieve feedback wanneer het goed gaat. Denk aan:
een compliment in het team
het benoemen van verbeteringen in werkoverleggen
Positieve stimulans werkt vaak beter dan controle of sancties.
Conclusie
Betere inklokgewoontes ontstaan niet vanzelf. Door het belang van tijdregistratie te communiceren, gebruiksvriendelijke systemen te bieden en zelf het goede voorbeeld te geven, creëer je als manager een cultuur waarin op tijd inklokken de norm is. Dit levert niet alleen minder administratieve fouten op, maar ook meer rust en vertrouwen binnen het team.
