De 5 meestgestelde vragen over tijdregistratie en de wet

1. Is tijdregistratie wettelijk verplicht? 

Ja. Werkgevers zijn volgens de Arbeidstijdenwet en de Europese regelgeving (EU-richtlijn 2003/88/EG, bevestigd door het CCOO/Deutsche Bank-arrest) verplicht om de arbeidstijd van medewerkers objectief, betrouwbaar en toegankelijk vast te leggen. Dat betekent dat elke organisatie een systeem voor tijdregistratie moet hebben dat voldoet aan de wettelijke eisen.

2. Geldt dit ook bij thuiswerkers, uitzendkrachten en flexwerkers? 

Ja. De verplichting tot tijdregistratie geldt voor alle medewerkers, ongeacht waar of wanneer ze werken. Ook bij flexibele werktijden, thuiswerken of hybride werkvormen moet inzichtelijk zijn hoeveel uur iemand werkt en wanneer rusttijden plaatsvinden. Per 1 januari 2026 ben je ook verplicht nauwkeurige tijdregistratie voor flexwerkers en uitzendkrachten bij te houden. Zie ons uitgebreide artikel hierover.

3. Welke gegevens moeten worden vastgelegd en hoe lang moeten de registraties bewaard worden? 

• Begin- en eindtijd van de dienst.

• Pauzetijd(en).

• Rusttijden en wekelijkse rust. 

• Bij afwezigheden zoals ziekte, vakantie of time-in-lieu moet er ook registratie zijn

De gegevens moeten op zijn minst 52 weken bewaard worden vanaf het moment waarop ze betrekking hebben. 

4. Wat zijn de risico’s als een bedrijf geen tijd bijhoudt. 

Bij een controle van de Nederlandse Arbeidsinspectie (voorheen Inspectie SZW) kan een bedrijf een boete of waarschuwing krijgen als er geen correcte registratie is.
Zonder tijdregistratie is het bovendien lastig om aan te tonen dat aan rusttijden is voldaan, wat tot juridische risico’s en claims kan leiden bij arbeidsgeschillen.

5. Moet het registratiesysteem digitaal zijn? 

De wet schrijft niet exact voor dat het systeem digitaal moet zijn. De ATW bepaalt dat er een deugdelijke registratie moet zijn, maar laat de vormvrijheid aan de werkgever over.

Echter: de Europese jurisprudentie geeft wel aan dat het systeem “objectief, betrouwbaar en toegankelijk” moet zijn, wat vaak pleit voor digitale of goed beheerde systemen. 

Kortom: je mag een analoog systeem gebruiken, maar de vraag is of het voldoet aan de eisen van betrouwbaarheid, inzichtelijkheid en controleerbaarheid.

Conclusie

Als werkgever ben je verplicht om de werktijden en rusttijden van jouw medewerkers vast te leggen volgens artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet en conform de jurisprudentie van het HvJ EU. Het systeem mag vormvrij zijn, maar moet objectief, betrouwbaar en toegankelijk zijn. Of je nu werkt met een simpele registratie of een geavanceerde digitale oplossing: het draait erop dat het aantoonbaar in orde is.

Met de juiste tool, zoals die van Atrea, maak je registratie eenvoudig, transparant en compliant. Zo voldoe je aan de wet en heb je grip op tijd, inzet en productiviteit.

Hieronder vind je meer info:
Meest uitgebreide en flexibele tijdregistratie software