Wettelijke basis voor registratie en bewaring

De verplichting om werkuren en rusttijden vast te leggen is vastgelegd in de Arbeidstijdenwet (ATW). In artikel 4:3 ATW staat dat elke werkgever moet zorgen voor een duidelijke en betrouwbare registratie van de gewerkte uren en genomen rust. Deze administratie vormt de basis voor toezicht en controle: de Inspectie SZW kan op elk moment controleren of je als werkgever voldoet aan deze wettelijke registratieplicht.

Met betrekking tot de bewaartermijn van deze geregistreerde gegevens zijn er verschillende inzichten:

• Volgens één bron moeten de geregistreerde gegevens minimaal 52 weken (1 jaar) bewaard blijven vanaf de datum waar ze betrekking op hebben. 

Welke bewaartermijnen gelden concreet?

1. Herkomst arbeidstijdengegevens

Als het gaat om registratie van werk- en rusttijden onder de Arbeidstijdenwet, dan is minimaal 52 weken bewaartermijn gebruikelijk. Dit betekent dat de gegevens van bijvoorbeeld week 1 in principe minimaal tot het einde van week 52 bewaard moeten blijven vóórdat ze mogen worden verwijderd.

3. Wanneer moet je welke termijn aanhouden?

• Wanneer de registratie primair is gericht op naleving van arbeidstijd-/rusttijdenwetgeving → 1 jaar is minimaal.

• Let op: specifieke branches of situaties (zoals bouw, transport, overheidscontracten) kunnen afwijkende termijnen of extra eisen hebben. 

Waarom is dit belangrijk?

• Bij een controle door Inspectie SZW moet je kunnen aantonen dat je de registratie hebt bijgehouden én bewaard. Bij niet-naleving zijn boetes mogelijk. 

• Het is deel van een goed HR- en personeelsadministratief proces: bewaren betekent dat gegevens beschikbaar zijn voor eventuele geschillen, audits of interne evaluaties.

• Digitale systemen maken het eenvoudiger om bewaartermijnen te beheren, back-ups te maken en de gegevens toegankelijk te houden.

Praktische tips voor bewaartermijn en administratie

1. Zorg voor een bewaartermijnbeleid
   Leg vast in je HR- of administratiereglement hoe lang je welke gegevens bewaart, inclusief vernietiging of anonimiseren erna.

2. Gebruik een betrouwbaar registratiesysteem
   Zorg dat je tijdregistratiesoftware gebruikt waarin automatisch bewaartermijnen kunnen worden ingesteld en back-ups worden gemaakt.

3. Toegankelijkheid & beschikbaarheid
   Zorg dat geregistreerde gegevens op verzoek beschikbaar zijn voor werknemer en inspectie.

4. Bewustzijn van digitale archivering
   Wanneer digitaal bewaard wordt, moet je zorgen dat de bestanden leesbaar blijven en dat bij een controle de inspecteur toegang heeft.

5. Verwijder of anonimiseer oude gegevens
   Zodra de bewaartermijn is verstreken, zorg ervoor dat de gegevens veilig worden verwijderd of geanonimiseerd in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)-principes.

Conclusie

Als werkgever moet je serieus omgaan met de bewaartermijn van tijdregistraties. Voor de registratie van werk- en rusttijden volgens de Arbeidstijdenwet is een termijn van minimaal 1 jaar gangbaar.  Zorg voor een helder beleid, betrouwbare systemen en een goede archivering zodat je voldoet aan de wet- en regelgeving én voorbereid bent op controles.